メール配信設定

[初級]Gメールの設定

Googleアカウントを管理
※本システムに登録しているメールアドレスのアカウントになっているか確認してください


左のメニューからセキュリティを表示

パスワード設定欄で、2段階認証をオンにして下さい。
ご使用のスマートフォンにSMSかGmailが送られます。
お手元にスマートフォンをご用意下さい。



※その他を選択します。

※店舗名を入力します。
生成ボタンをクリック

※生成された16桁のアプリパスワードを本システムの店舗情報のメールパスワードに入力します。

本システム側のメール設定

管理タブ

店舗情報画面より



右上の「編集する」ボタンを押してください

メールアドレス、メールパスワードにアプリパスワードを入れてください


[初級]テスト送信方法

顧客


顧客検索

テスト顧客を選択します。


テスト会員を選択します。

顧客詳細画面より、


こちらの紙飛行機のアイコンを押して、どれか適当なメールを選んで送信してみてください。



テスト会員のメールアドレスはご自身で確認可能なメールアドレスに変更しておいてください
なおメール送信の確認は、「送信済みトレイ」を見てください

[中級]メールが急に送られなくなったときは

https://myaccount.google.com/securityにアクセスしてください。

このように重大なセキュリティの問題が見つかりましたと表示されている場合は、「対応する」を押し、
赤いビックリマークの箇所を開いてください。
ログインを試みたなど、心当たりがあるなどに回答してください。
上記の画面でなくとも、「保護する」のような選択をすると(選択した覚えがなくても)、2度と送れなくなります。
保護してしまった場合は、パスワードを変えて、こちらのマニュアルの設定をお願いします。

[中級]メールアラートとは

管理タブ

メールアラート
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メールアラートでは、「メールの雛形」と「アラート」を作成することで色々なメールを配信できるようになります。

例)
雛形 
 ・最近予約が無い人へのメッセージを訴えたメールの雛形を作成
アラート
 ・最終予約日から30日経った人という条件でアラートを作成
 ↓
アラート設定したタイミングでメールが配信されます。

次のメールは自動で配信されるため雛形のみ変更できます。(アラートには設定できません)

・ゲスト予約時のお問い合わせ内容を記載したメール
  (送信タイミングは、ゲストの予約が入ったときになります)

・お客様が予約/キャンセルした際に通知されるメール
 (送信タイミングは、お客様が予約/キャンセルしたときです)

・お客様がウォッチしている日にキャンセルがあった際に通知されるメール
 (送信タイミングは、別のお客様がウォッチしている日をキャンセルしたときです)

※システム導入時にすでに雛形が用意されています。
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[中級]各種メール雛形の編集

管理タブ

メールアラート


上記の雛形を修正することで、システムから送られるメールの内容を変更できます。
メールが送られるタイミングや詳細は、予約方法のマニュアルをご参照ください。

また、件名と本文に以下の特殊ワードを入れると、送信時に内容が適切なものに置き換わります。

{customer_name} 顧客名(敬称含む)
{store_name} 店舗名
{last_tantou} 前回担当名
{next_tantou} 次回担当名(
{last_customer_appointment} 前回の予約日時(メニュー名あり)、コメント
{last_customer_appointment_without_end} 前回の予約日時 (開始時刻のみ記載)
{last_customer_appointment_nocourse} 前回の予約日時 (メニュー名なし)
{last_customer_appointment_nocourse_without_end} 前回の予約日時 (開始時刻のみ記載、メニュー名なし)
{next_customer_appointment} 次回の予約日時(メニュー名あり)
{next_customer_appointment_without_end} 次回の予約日時 (開始時刻のみ記載)
{next_customer_appointment_nocourse} 次回の予約日時 (メニュー名なし)
{next_customer_appointment_nocourse_without_end} 次回の予約日時 (開始時刻のみ記載、メニュー名なし)
{next_first_customer_appointment} 次回の最初の予約日時(メニュー名あり)
{next_first_customer_appointment_without_end} 次回の最初の予約日時 (開始時刻のみ記載)
{next_first_customer_appointment_nocourse} 次回の最初の予約日時 (メニュー名なし)
{next_first_customer_appointment_nocourse_without_end} 次回の最初の予約日時 (開始時刻のみ記載、メニュー名なし)
{contact} ゲスト予約時のお客様情報(※ゲスト予約時のみ有効)

※{server_name}/site/?u={customer_id}となっているものは触らないでください。

顧客名は、顧客詳細画面のメール顧客名となります

ゲストが予約したときに届くメール雛形

ゲスト予約が該当します。
こちらは、お客様への控えと店舗側の両方に届きます。
文言を編集するときは、ゲスト予約時に適した内容でお願いいたします。

既存客が予約したときに届くメール雛形

予約通知が該当します。
こちらは、お客様がネット予約した際には、お客様と店舗側の両方に届きます。
店舗側で予約を入れたときは(予約表から)、店舗側へは強制的に送られますが、
お客様へ送るかどうかは選択できるようになっております。(早朝深夜のメール送信にご注意ください)

キャンセルしたときに届くメール雛形

キャンセル通知が該当します。
こちらは、お客様からキャンセルした際には、お客様と店舗側の両方に届きます。
店舗側でキャンセルしたときは(予約表から)、店舗側へは強制的に送られますが、
お客様へ送るかどうかは選択できるようになっております。(早朝深夜のメール送信にご注意ください)

リマインドメール

こちらはメールアラートのアラート配信機能を使うことで、送られるようになります。
アラート配信とは、様々な条件を設定して、その条件に該当したときに、
予め設定しておいたメール雛形が送られる仕組みです。

例)
条件:予約日の2日前の顧客
雛形:リマインドメール

詳しくは、アラート設定のマニュアルを参照してください

また、リマインドメールのカスタマイズは動画マニュアルもありますので、参考にしてください。

[中級]メール雛形の新規作成

管理タブ

メールアラートを開きます。


画面下部のメール配信タブにします 
 

メールの雛形をまとめているカテゴリ(フォルダ)


カテゴリのまとめ方にルールはありません。
適宜まとめてください。

メール雛形の追加

カテゴリ内には、このようなメール雛形が入っています




雛形名

管理用に付けておく名称となります。
また、アラート設定画面で紐づける配信メールは、この名前で表示されます。

件名

メールやLINE配信のタイトルになります。
件名も特殊ワードが使えます。
※特殊ワードについては少し上のマニュアルに載っています。
例){customer_name}→顧客名(敬称含む)

本文

メールやLINE配信の本文になります。
本文も特殊ワードが使えます。
※特殊ワードについては少し上のマニュアルに載っています。
例){customer_name}→顧客名(敬称含む)

送信者へ一斉Gmail配信


送信者へ一斉Gmail配信ボタンは、手動でメッセージを送る際に使います。
目次のアラートを使わずに手動で送信を参照してください。
なお、現在の仕様では、LINE登録されている方にはGメールの代わりにLINEで送られます。

アンケート

2択アンケート欄に選択肢を入力し、
本文に{Q}を入力しますと、
送信された時に以下のような文章に置き換わり、お客様に届きます。

LINEの場合はボタンになります。

アンケート結果の確認


送信リストをクリックします


↑送信者の名前の横にこのような情報が表示されます

アンケートの1が選択肢1を回答した方です
アンケートの2が選択肢2を回答した方です

カテゴリの編集




クリックすると名前の変更が行えます。

カテゴリの追加




※画面が白くなって何も表示されない場合は、マウスをクリックにながら画面を引っ張る(ドラッグ)と、表示されます

[初級]画像の挿入、絵文字

画像

添付ファイルは迷惑メールになるため、ご利用いただけません。
LINEで送る場合もファイル添付がLINEアカウントがバンされる可能性がありますので、
ご利用いただけません。
 
代わりにGoogleドライブをご利用ください。
Googleドライブに画像ファイルをアップし、アクセス権を全体にし、ファイルリンクを
文章に挿入してください。

LINEで画像をプレビュー状態で見せたい

Googleドライブのファイルリンクは、そのままだと、URLはこのようになっています。

https://drive.google.com/open?id={ID}
https://drive.google.com/file/d/{ID}/view?usp=sharing
# {ID} 部分にはファイル個別の文字列が入る

これでは、LINEのプレビューで表示されません。
以下のように書き換えると表示されます。

http://drive.google.com/uc?export=view&id={ID}#a.png
# {ID} 部分にはファイル個別の文字列が入る

絵文字の使用

絵文字はiPhoneなどで使用しているものをそのまま使うと、
Androidやパソコンで文字化けする可能性があります。
「パソコンで使用できる絵文字」とGoogle検索して、使用できるやり方を参考に
文章に挿入してください。

[中級]アラートを使わずに手動で送信

送信メンバーを追加します

+個人追加ボタンより、顧客追加が行えます。
 RFM分析を使い、お客様をグルーピングし、グループに属している顧客を一気に追加します。

一括送信
送信メンバーに一括で送信するには、以下のボタンを使用します。

システムに予め登録された店舗のGmailで送信されます。
またGmail以外にもPOPやSMTPが使えるメールでしたらご利用いただけます。
※現在の仕様ではLINE登録されているお客様へはメールではなくLINEに送られます。
設定に関しては、お問い合わせください。

[上級]アラート設定について

設定しておくと、指定の条件のもとメールが配信されます。
自動配信をオフに設定したアラートの場合は、管理者宛てに条件のメールを送る日になるとメールが届きます。
そのメールに記載さているURLをクリックすると、送信画面まで進みます。

管理タブ

メールアラートを開きます。

画面下部のアラート設定タブにします

カテゴリを選びます


こちらがアラート設定一覧です

新規作成

既存の編集

アラート名をクリックします

設定名

アラートのタイトルになります。

顧客タイプ

来店された方に送りたい場合→お客様
LINE登録されたが来店されていない方に送りたい場合→メルマガ顧客
となります。
リピーター(本システム上に予約が一度でもある)には顧客タイプをお客様、
新規集客にはメルマガ顧客にすると考えてください。

年齢

範囲指定できます。片方だけ指定することも出来ます。

誕生日

範囲指定できます。片方だけ指定することも出来ます。

性別

性別で顧客を絞りこみます。
※女性限定などのようなタイトルを使う場合は、顧客情報の性別の登録に間違いがないようにしましょう。

グループ(来店回数、常連、低頻度顧客など)

グループを絞って対象者を制限します。
例) グループ:優良顧客から離反しつつある 
→毎月1日に来店お誘いメールを送る
※全員のままでも、そのほかの項目の条件で絞り込みできます


残ポイント
プリペイドポイントの残ポイントで絞り込みが行えます。
プリペイドとは?
→こちらの動画をご覧ください。 
https://youtu.be/NFn3cw4RXcA

過去に利用したメニュー
メニューごとに最終利用日(売上伝票の利用開始日)が365日以内のものが対象です。

つまり
ここで指定したメニューが一年以内の売上伝票のメニューにある顧客が対象となります。

最終経過日数
最終来店日からの経過日数で絞り込みが行えます。

メール結果条件

過去に配信したメール
過去に配信したメールを選択すると以下の選択肢が出ます。
これはすでに送ったことのある、別のメール雛形の送信結果を条件にします。
※30日以内に送信したメールが対象です

無指定
条件にしない

メール開封した
こちらは使用しないでください。通知条件という別の項目で設定できます

アンケートで選択肢1を回答した
送ったメール雛形で設定した選択肢1を選んだ方に絞ります

アンケートで選択肢2を回答した
送ったメール雛形で設定した選択肢2を選んだ方に絞ります

回答していない
アンケート付きのメールを送ったが回答していない方に絞ります

リンクをクリックしていない
メール雛形内で画像やサイトのURL、動画のURLなどを載せた場合、それをクリックしていない人に絞ります。ただしリンクが複数あった場合は、文面の一番最初のリンクになります。

ハッシュタグ


ハッシュタグに紐づいたお客様に絞ります
除外するハッシュタグは、手入力となりますが、
例えば以下のタグを入力した場合は、そのタグが設定されている方を除いて配信されます
主訴#腰痛

このタグがある人を除外します

未予約者のみに送る


配信された日において、翌日以降に来店予約が取れている人を除外します。

使用例
30日間来店がない方に絞りたい場合など、
未予約者のみに送るのチェックをオンにし、
通知設定を予約日にし、
通知日を30日にします。

最終来店日から30日後という扱いになります

配信メール

送るメールの雛形を選択します。




カテゴリごとに絞り込みや、カテゴリ内でのワード検索で絞り込むと便利です
メール雛形の作成方法はこちらです

自動配信をオン


条件に当てはまった顧客へ、指定日にメールが自動配信されます。

自動配信をオフにすると

条件に当てはまった顧客がいると、以下のメールが管理者宛てに届きます。

URLをクリックすると、送信画面に進みます。
顧客も条件にあった方に絞られていますので、そのまま送信ボタンを押すだけとなります。

リマインドメールのように、毎日送るものは自動化し、一度確認してから送りたいような特別な条件については、
手動がオススメです。

通知タイミング

以下の項目が選べます。

毎月N日
例)毎月1日

毎年Y/m日
例)毎年12/24

繰り返しN日置き
例)2017/4/1から7日置き

日付指定
例)2017/5/3

顧客誕生日
未予約者のみと組み合わせれば、誕生日から1ヶ月以内のご来店で20%OFFなどのクーポンメールが送れます。

予約日(仮を含む)
±指定日数に送信 (-2なら 2日前にリマインド 3なら3日後にサンキューメールなど)

仮予約日
現在使用できません

購入日
物販メニュー、ポイントメニューを購入した日
過去に利用したメニューの項目で、メニューは指定してください

顧客プロフィール登録日
顧客情報にいない新規の方がLINE登録されたときが該当します
メルマガなどを送る際に、登録された日からステップ配信するトリガーに使います

他のメールの開封した日
過去に配信したメールで設定されたメールを開封した人に絞ります
ただし配信されたメールは30日以内のものが対象です。

他のメールのアンケート回答日
過去に配信したメールで設定されたメールのアンケートに回答した人に絞ります
ただし配信されたメールは30日以内のものが対象です。
また、アンケートの1を回答したのか、2で回答したのかを絞る場合は、
さらに「メール結果条件」で指定してください。

最後に保存ボタンを押すのを忘れないでください

[初級]アラートのテスト送信について

メールアラート

画面下部のアラート設定タブ

テスト送信を押すと「テスト顧客」に送信されます。
テスト顧客のメールアドレスの変更は以下のマニュアルを参考にしてください。